Papel zero
Um escritório papel zero é um ambiente de trabalho onde o uso do papel é eliminado ou substancialmente reduzido. Isso é feito através da conversão de documentos e outros papéis para o formato digital. Proponentes afirmam que a adoção da "cultura papel zero" pode economizar dinheiro, aumentar a produtividade, economizar espaço, facilitar o compartilhamento de documentos e informações, e ajudar o meio ambiente. Este conceito também pode ser estendido para comunicações fora do escritório.
Visão Geral
Escritórios tradicionais têm sistemas de arquivamento baseados em papel, que podem incluir arquivos, pastas, prateleiras, sistemas de microfichas e armários de desenho, todos os quais requerem manutenção, equipamentos, espaço considerável, e demandam muitos recursos. Em contraste, um escritório papel zero poderia simplesmente ter uma mesa, cadeira e computador (com uma pequena quantidade de armazenamento local ou de rede), e todas as informações seriam armazenadas em formato digital. Reconhecimento de voz e síntese de voz também podem ser utilizados para facilitar o armazenamento de informação digital.
Depois que os dados do computador são impressos em papel, tornam-se fora de sincronia com as atualizações do banco de dados do computador. Papel é difícil de classificar e organizar a pesquisa em múltiplos arranjos, e muitas vezes é difícil e caro rastrear e atualizar os dados em papel semelhantes armazenados em vários locais. Um escritório sem papel teria um ponto de coleta de fonte única para atualizações de bancos de dados distribuídos, e um sistema de publicação-assinatura. Telas de computador modernas tornam a leitura menos cansativa para os olhos; um computador portátil pode ser usado em um sofá ou na cama. Com tablets e smartphones, com muitos outros recursos de baixo custo e alto valor agregado, como animação de vídeo, clips de vídeo e filmes completos, muitos argumentam que o papel é agora obsoleto para todos, exceto aqueles que são resistentes à mudança tecnológica. eBooks são muitas vezes gratuitos ou muito mais baratos comparados com as versões impressas.
Outros argumentam que papel terá sempre um lugar porque proporciona utilizações diferentes das telas [Sellen, AJ, & Harper, RHR (2003). O mito do escritório sem papel. Cambridge, MA:. MIT Press]
A eliminação de papel através de automação e formulários eletrônicos
A necessidade de papel é eliminada usando sistemas on-line, tais como substituir cartões de índice e Rolodexes por bancos de dados, cartas digitadas e faxes por e-mail, e livros de referência pela internet. Outra maneira de eliminar o papel é automatizar processos baseados em papel que dependem de formulários, aplicações e pesquisas para capturar e compartilhar dados. Este método é conhecido como "formulários eletrônicos" ou e-forms e normalmente é feito usando documentos de impressão perfeita existentes em formato eletrônico para permitir o pré-preenchimento de dados existentes, capturando dados inseridos manualmente on-line por usuários finais, fornecendo métodos seguros para enviar os dados de formulário para os sistemas de processamento, e assinando digitalmente os documentos eletrônicos, sem imprimir.
As tecnologias que podem ser usadas com automação de formulários eletrônicos incluem:
- Portable Document Format (PDF) - para criar, mostrar e interagir com documentos eletrônicos e formulários
- Software de gerenciamento de formulário eletrônico (E-form) - para criar, integrar e sequenciar formulários e seus dados com sistemas de processamento
- Banco de Dados - para capturar dados para pré-preenchimento e processamento de documentos
- Plataformas de Fluxo de Processo de Trabalho - para sequenciar informações, documentos e direcionar fluxos de processo
- Soluções para Assinatura Digital - para assinar documentos digitalmente (usadas pelos usuários finais)
- Servidores Web - para abrigar o processo, receber os dados inseridos, guardar documentos e gerenciar direitos dos documentos
Um dos principais problemas que dificultou a adoção das soluções de digitalização nas empresas era a dificuldade de capturar assinaturas digitais de uma maneira segura e com bom custo-benefício. Hoje, existem muitas opções com custo-benefício interessante, ou gratuitas, que não requerem compra de hardware ou software por parte do usuário final.
Um dos maiores benefícios deste tipo de software é poder usar OCR (Reconhecimento ótico de caracteres) para buscar em todo o texto de qualquer arquivo. Adicionalmente, tags podem ser adicionada a cada arquivo para tornar mais fácil a localização dentro do sistema.
Softwares Papel Zero são completamente compatíveis com todos os seus arquivos e programas, bem como os arquivos na nuvem. Alguns softwares oferecem scanner, hardware e software e trabalham de forma integrada para separar e organizar documentos importantes. Softwares papel zero também permitem assinaturas digitais para documentos online que possam ser usados em qualquer negócio ou escritório.
